إجراءات الابتعاث من الإعلان حتى السفر
أولاً: التقديم
تقوم وكالة وزارة التعليم العالي لشئون البعثات بالإعلان عن موعد بدء التسجيل في برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي في الصحف المحلية وموقع الوزارة على شبكة الإنترنت, ويكون التسجيل لجميع الطلاب والطالبات في البرنامج عن طريق الرابط المخصص للتسجيل عبر شبكة الإنترنت, وقد صممت الاستمارة وفق المقاييس العالمية المستجدة، و تشتمل على البيانات الأساسية للمتقدم، والبيانات الشخصية، و بيانات الاتصال، والبيانات الأكاديمية، و بيانات البعثة.
وبعد أن يدخل الطالب أو الطالبة جميع البيانات المطلوبة يعطى رقم طلب، ورقماً سرياً من أجل متابعة طلبه، والمستجدات التي طرأت عليه من خلال الرابط المخصص لمرحلة البرنامج عبر شبكة الإنترنت.
ثانياً: التدقيق والمقابلة
بعد انتهاء التقديم الإلكتروني، واستبعاد من لم تنطبق عليهم الشروط تقوم إدارة البرنامج بتدقيق الأوراق الثبوتية والأكاديمية لجميع الطلاب والطالبات الذين أدخلوا بياناتهم، وكذلك مقابلتهم شخصياً في ستة مراكز في مختلف مناطق المملكة ( الرياض، جدة، الدمام، المدينة المنورة, القصيم وأبها )، وتقوم إدارة البرنامج بعمل الأرشفة الالكترونية لملفات من اجتازوا هذه الخطوة، وتحويلها إلى ملفات إلكترونية.
ثالثاً: الترشيح
بعد ذلك تعلن وزارة التعليم العالي أسماء المرشحين نهائياً للابتعاث في الصحف المحلية وعلى موقع الوزارة. وتتيح الوزارة في خطوة تتسم بالشفافية والمصداقية فرصة الاعتراض لمن لم يرشح؛ لمراجعة إدارة البرنامج، وإبداء اعتراضه، والاستماع إلى مسوغات رفض ترشيحه، أو قبوله إذا كان نتيجة خطأ من إدارة البرنامج.
وتقوم إدارة البرنامج بعد ذلك بإرسال ملفات المرشحين المؤرشفة الكترونياً حسب دولة الابتعاث إلى الملحقيات الثقافية السعودية، والبعض الآخر منها إلى الجامعات مباشرة في مختلف دول العالم للحصول على قبولات أكاديمية للمرشحين.
رابعاً: ملتقى المبتعثين
حرصاً من وزارة التعليم العالي ممثلة في وكالة الوزارة لشؤون البعثات يقوم البرنامج بعمل ملتقى سنوي للطلاب المرشحين في ثلاث مدن في المملكة هي الرياض، وجدة، والخبر؛ يهدف إلى تزويدهم بالمعارف والمهارات اللازمة التي تساعدهم على مواجهة مشكلات الحياة اليومية في دول الابتعاث. عبر سلسلة من المحاضرات والندوات التي تتناول الآتي:
• معلومات عن نظام الابتعاث وما للمبتعث من حقوق وما عليه من واجبات .
• معلومات عن بلاد الابتعاث ، قوانينه ، وعاداته الاجتماعية ، ونظامه الدراسي و الأكاديمي ونظامه الطبي ، والسكني.
• معلومات معرفية متنوعة تشمل التهيئة النفسية والاجتماعية، وتطوير الذات، إضافة إلى المحاضرات الدينية والتوعوية.
ويقوم بتقديم هذه المحاضرات نخبة من المختصين في تلك المجالات، وخريجون سعوديون من بلدان الابتعاث بمشاركة أعضاء من سفارات بلدان الابتعاث، كما تُدعى شخصيات قيادية ودينية في المجتمع للمساهمة في تقديم ما لديهم من خبرات وتجارب لأبنائهم الطلاب.
خامساً: إنهاء إجراءات الابتعاث، والسفر
• يتقدم المرشح للبعثة إلى إدارة البرنامج بعد اكتمال جميع مسوغات الابتعاث للبرنامج بما في ذلك قبول الجامعة، وتأشيرة البلد المبتعث إليه، وتقوم إدارة البرنامج بمراجعة بيانات المرشح للمرة الثالثة؛ للتاكد من صحتها، وبعد ذلك يُصدر قرار الابتعاث.
• وبعد صدور قرار الابتعاث يحصل المبتعث على أمر الإركاب، وتذكرة السفر، في نفس المكان في مبنى وكالة الوزارة لشؤون البعثات.