تعليمات خاصة بالمشاركة في المعارض الدولية

1. يراعى تعبئة النموذج الخاص بالمشاركة في المعارض الدولية للعام 2010م بدقة وإرساله إلى إدارة التعاون الدولي بوزارة التعليم العالي، بعد اعتماد صاحب الصلاحية.
2. يراعى تعبئة النموذج الخاص ببيانات المستخدم وإرسالها لإدارة التعاون الدولي باعتماد صاحب الصلاحية.
3. تقوم كل جهة مشاركة بالمعارض الدولية بالدخول على موقع الوزارة على شبكة الإنترنت والدخول على برنامج إدارة المعارض بالوزارة وتعبئة طلبات المشاركة والتي تتضمن اسم المعرض، مساحة العرض، نوع المشاركة، عدد النسخ، عدد العناوين، أسماء المندوبين وسيرهم الذاتية، وتعبئة بيانات شحن طرود الجهة.
4. آخر موعد لقبول طلبات المشاركة في هذه المعارض هو قبل (90) يوماً من بداية كل معرض ولن ينظر في أي طلب بعد هذا التاريخ.
5. تحويل جميع رسوم المشاركة في المعارض إلى ميزانية وزارة التعليم العالي بند رقم (237) نفقات المعارض الدولية على ألا تقل فترة تحويل هذا المبلغ عن (30) يوماً من بداية العام الجديد و تزود إدارة المعارض بالإدارة العامة للتعاون الدولي بصورة من الإجراء.
6. تُرسل الكتب والمطبوعات إلى الملحقيات والسفارات في البلد الذي يُقام به المعرض (حسب العناوين الموجودة في الدليل) على ألا تقل فترة إرسال الكتب عن (60) يوماً قبل بداية إقامة المعرض، وتُرسل صورة بالفاكس من بوليصة الشحن. مع تزويد إدارة المعارض بالإدارة العامة للتعاون الدولي بصورة منها.
7. على الجهات المشاركة إشعار الإدارة العامة للتعاون الدولي بصورة من جميع الإجراءات والمخاطبات التي تتم مع الملحقيات والسفارات في هذا الشأن.
8. الحرص عند المشاركة في معارض الكتب في الدول غير العربية أن تكون المطبوعات باللغات الأجنبية.
9. عدم إرسال أكثر من مندوبين اثنين لتفادي وجود عدد كبير من المندوبين داخل الجناح في وقت واحد.
10. التأكيد على عدم تأخر بعض المندوبين في الحضور للمعرض حيث إن التعليمات تؤكد على أهمية التواجد قبل بداية المعرض بفترة كافية لا تقل عن يومين لترتيب مطبوعاتهم في الجناح والبقاء يوم واحد بعد نهاية المعرض.
11. مراعاة لغة وثقافة الدولة التي يقام فيها المعرض ويجب على الجهات المشاركة في جناح المملكة إعداد كتيبات حول طبيعة عملها والنشاطات التي تقوم بها باللغات الحية لتكون هي حلقة الوصل بين الجناح وزواره.
12. العمل على تحديث المطبوعات التي يتم عرضها في جناح المملكة.
13. يجب على الجهات المشاركة في المعارض بيع إصدارتها بدلاً من أن تكون للعرض فقط وفقاً للتوجيهات السامية.
14. يجب على الجهات التعليمية المشاركة في المعارض توفير مطبوعات لتعليم اللغة العربية لغير الناطقين بها خاصة في المعارض التي تقام خارج الدول العربية وتوفير كتب للأطفال.
15. التأكيد على أهمية التزام المندوبين بالتواجد في أجنحتهم حسب الجداول المحددة لهم طوال فترة المعرض وعدم الاستعانة بغير سعوديين من البلد نفسه للتواجد بدلاً عنهم.
16. لن ينظر إلى أي طلب مشاركة مخالف لهذه التعليمات.
17. يجب مراعاة أن تواريخ إقامة هذه المعارض قابلة للتعديل من قبل الجهات المنظمة لها، وإدارة المعارض ستعمل على تحديث هذه التواريخ وفقاً لما يصل إليها من الملحقيات الثقافية والجهات المنظمة لمعارض الكتاب الدولية ولن يتم إخطار الجهات المشاركة بهذه التعديلات ويُكتفى بمتابعة موقع الوزارة على الإنترنت (إدارة شؤون المعارض) للاطلاع على آخر المستجدات وذلك وفقاً لمحضر لجنة المعارض الداخلية والخارجية.