مركز الوثائق والمحفوظات
الهدف العام :
تنظيم وحفظ جميع الوثائق والمحفوظات الناتجة عن مزاولة الوزارة لأعمالها بشكل يضمن سلامتها والمحافظة على سرية المعلومات التي تحتويها، وبما يمكّن من سرعة وسهولة الرجوع إليها عند طلبها، وفقاً للأنظمة واللوائح المعتمدة باستخدام التقنية ونظم المعلومات .
المهــــــــــام :
• إعداد النظم الفنية (التصنيف والترميز والفهرسة) والإجراءات التنفيذية اللازمة لتنفيذ الأعمال المرتبطة بحفظ الوثائق والمحفوظات وذلك وفقاً للأسس العلمية.
• الإشراف على جمع الوثائق والمحفوظات الخاصة بالوزارة وتصنيفها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها، وفقاً للنظام واللوائح والخطة المعتمدة.
• حفظ الوثائق العامة الناتجة عن أعمال الوزارة و تيسير إتاحتها لمن له حق الإطلاع عليها.
• توفير المعلومات والبيانات عن أعمال الوثائق والمحفوظات للمسئولين والمستفيدين من داخل الوزارة أو خارجها وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
• حصر الوثائق والمعلومات وتقديم الإحصائيات عنها وعن تداولها.
• العمل على تهيئة الأماكن وتوفير الوسائل المناسبة لأعمال الوثائق والمحفوظات.
• الإشراف على تهيئة مستودع مركزي لحفظ الوثائق والمحفوظات المتقادمة التي يتم ترحيلها إليه من القطاعات والوحدات الإدارية بالوزارة وبما يضمن المحافظة عليها، والعمل على توفيرها لمن يطلبها وفقاً للأنظمة والإجراءات المعتمدة في هذا الشأن.
• الإشراف الفني على أعمال الحفظ في الوحدات الإدارية بالوزارة للتأكد من الالتزام بتطبيق النظم والإجراءات المعتمدة لأداء هذه الأعمال.
• متابعة الوثائق والمحفوظات المعارة للوحدات الإدارية المختلفة بالوزارة وضمان استعادتها إلى الإدارة في الوقت المحدد لعودتها.
• الإشراف على التطبيق العملي لنصوص مواد نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية وخطة التصنيف والترميز المعتمدة.
• التنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية بالوزارة فيما يخص إعداد وتنفيذ الخطط والميزانية التقديرية السنوية في مجال نشاط الوثائق والمحفوظات، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
• التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل بالوزارة.
• الرصد التاريخي لأنظمة الوزارة ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية بالوزارة.
• التنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يتعلق بالأعمال المتعلقة بوثائق ومحفوظات الوزارة.
• تقديم الرأي والمشورة والمساعدة لجميع القطاعات والوحدات الإدارية بالوزارة في المسائل المتعلقة بنشاط الوثائق والمحفوظات.
• المشاركة في وضع السياسات والنظم والإجراءات ذات العلاقة بنشاط حفظ الوثائق والمحفوظات في الوزارة، ومتابعة التأكد من الالتزام بها.
• القيام بأية مهام أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها.
• التطوير المستمر للتقنيات المستخدمة في حفظ الوثائق والمعلومات، بالتنسيق مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات.
• القيام ببناء قواعد بيانات لقطاعات الوزارة فيما يخص الوثائق والمحفوظات.
• تسهيل المصادر المعلوماتية لمنسوبي الوزارة.
• جمع وحفظ المعلومات الصادرة من الوزارة وقطاعاتها التابعة.
• الإشراف على مكتبة الوزارة.