من منطلق توحيد أعمال الملحقيات ، فقد قامت الوزارة ببناء هذا النظام والذي يقوم بتقيدم خدمات إلكترونية للمعاملات المالية في الملحقيات. بحيث باستطاعة أي ملحقية استخراج المخصصات لأي طالب أو موظف. وبذلك يسهل على الملحقيات والوزارة كذلك متابعة أمور الطلبة والموظفين المالية
وينقسم النظام الى قسمين قسم يخدم الطلبة المبتعثين وقسم ويخدم موظفيي الملحقيات
الخدمات المقدمة لموظفيي الملحقيات
| 1 |
طباعة التقارير و الاستعلام عن بيانات موظفي الملحقية الثقافية |
| اتاحة عدد كبير من التقارير والاستعلامات التي تتيح للموظف سهولة الحصول على المعلومات المطلوبة وطباعة ما يحتاجه منها | |
| 2 |
الاستعلام عن بيانات موظفي الوزارة في الملحقية |
| وتشمل إمكانية الحصول على المعلومات المطلوبة من قاعدة البيانات في مقر الوزارة بسهولة ودقة وسرعة مثل إجازات الموظف ودوراته التدريبية وبطاقة تأديته | |
| 3 |
إدخال بيانات المتعاقدين |
| تمكن هذه الخدمة الملحقية من إضافة قاعدة بيانات خاصة بالمتعاقدين مع الملحقية | |
| 4 |
احتساب الرواتب والمخصصات الشهرية لموظفي الوزارة التي تصرف من الملحقية والمتعاقدين مع الملحقية |
| تجهيز وطباعة المسير الشهري لرواتب للموظفين الرسميين والمتعاقدين في الملحقية وتدقيقها | |
| 5 |
انتدابات و خارج الدوام للموظفين الملحقية |
| إعداد وطباعة قرارات خارج الدوام و قرارات انتداب للموظفين واحتساب قيمة المبلغ المستحق لهم من تكليفهم بأعمال خارج الدوام أو مهام الانتداب | |
| 6 |
متابعة الارساليات مع إدارة الشؤون المالية في الوزارة |
| من خلال الربط والتكامل بين الأنظمة العاملة في الملحقيات ومقر الوزارة يمكن تبادل المعلومات والحصول عليها بسهولة ودقة وسرعة سواء من طرف الملحقية مثل رصيد إجازات الموظفين الرسميين ودوراتهم التدريبية , او من طرف الوزارة مثل إحصائية المنصرف على الطلبة المبتعثين او بطاقة التأدية للموظفين والمتعاقدين . مما يقلل الاعتماد على المستندات الورقية ويدفع باتجاه التعاملات الالكترونية في الوزارة | |
| 7 |
صرف الشيكات ومطابقتها مع كشوف البنك |
| طباعة الشيكات الصادرة من الملحقية على النماذج المعتمدة من البنك لشيكات بشكل آلي وإصدار التقارير الخاصة بحالة الشيكات ومتابعتها | |
الخدمات المقدمة للطلبة المبتعثين
| 8 |
إعداد إرساليات مخصصات الطلبة المبتعثين |
| وتشمل مسيرات الصرف الشهرية على الطلبة المبتعثين سواء من مبتعثي وزارة التعليم العالي أو مبتعثي الجهات والمصالح الحكومية الأخرى | |
| 9 |
إعداد إرساليات مطالبات الطلبة المتفرقة |
| وتشمل عمل الإرساليات الخاصة بفروقات الطلبة مثل تلك الفروقات الناتجة عن بدء الصرف على بعض الطلبة بعدد أيام مختلف عن باقي الطلبة بسبب تخرجهم أو مباشرتهم بمنتصف الشهر مما يتطلب إعداد مسير منفصل عن المسير الشهري لهم, كما تشمل إرساليات بدل العلاج والرسوم الدراسية للطلبة أو أي نوع من أنواع المطالبات التي لا تأخذ النمط الشهري ولكن تكون بشكل غير منتظم | |
| 10 |
تحويل المستحقات للبنك |
| يتم من خلال هذه الخاصية إنشاء الملفات النصية الخاصة بالتحويل السريع للبنك سواء لمخصصات الطلبة وذلك بناء على الصيغة المتفق عليها مع البنك الذي تتعامل معه كل ملحقية | |