- المفترض أن يتم تسديد الرسوم الدراسية من قبل المكتب إلى المؤسسة التعليمية مباشرة ولا يجوز للمبتعث تسديد الرسوم بنفسه ، إلا في حالات ضرورية قصوى يقدرها المكتب الثقافي ، وفي هذه الحالة يقوم المكتب بالتعويض عنها وفق المستندات التالية :
- إرفاق صورة من موافقة المكتب على التعويض أو الإشارة إلى رقمها وتاريخها في خطاب طلب التعويض .
- أصل الفاتورة الرسمية التي تصدرها المؤسسة التعليمية مختومة بما يفيد بدفع المبلغ ، موضحاً فيها الفترة والقيمة أو إرفاق إيصال السداد .
- بالنسبة لرسوم امتحان اللغة الإنجليزية مثل (التوفل) أو امتحان (كامبرج) فيلزم إرفاق صورة من نتيجة الأمتحان . إضافة إلى ما سبق ذكره في الفقرة أعلاه .
- وبالنسبة للتعويض عن رسوم حضور المؤتمرات العلمية فيلزم إرفاق صورة من الموافقة على حضور المؤتمر أو الإشارة إلى رقمها وتاريخها في طلب التعويض، كما يلزم إرفاق أصل الفاتورة مختومة بما يفيد بدفع المبلغ ، ويلزم كذلك إرفاق تقرير عن المؤتمر وعن الدور الذي قام به المبتعث .
- الرسوم التي يتم تسديدها هي رسوم حضور أما رسوم الإقامة والتنقلات فلا يتم سدادها.
ملاحظة : يجب أن تكون كافة فواتير الرسوم الدراسية وغيرها وكذلك إيصالات دفع المبالغ أصلية ، ولا يجوز التعويض على صورة الفاتورة كما يجب أن تكون الفاتورة رسمية وشاملة لكافة البيانات وفي حالة فقدان أصول الفواتير والإيصالات فيلزم موافقة الإدارة المالية بالوزارة قبل التعويض .