الوكيل: الأستاذ الدكتور/ عبدالله بن عبدالعزيز الموسى .
الارتباط التنظيمي : يرتبط وكيل الوزارة لشؤون البعثات مباشرة بوزير التعليم العالي .
الهدف: الإشراف العام على شؤون الابتعاث بالوزارة ورسم الخطط ووضع السياسات والضوابط الخاصة بالابتعاث .
الإدارة العامة للبعثات:
مدير عام الإدارة العامة للبعثات: الدكتور/ ناصر بن محمد الفوزان .
الهدف: تنفيذ الخطط والسياسات والضوابط الخاصة بالابتعاث ومتابعة المبتعثين .
مهام الإدارة العامة للبعثات:
- الابتعاث مباشرة أو الالحاق بالبعثة وفقا لضوابط محددة .
- متابعة المبتعثين .
مهام إدارة الابتعاث قسم الالحاق بالبعثة:
- الحاق الطلبة الدارسين على حسابهم الخاص بعضوية البعثة .
- إلحاق زوجات الموفدين والمبتعثين بعضوية البعثة .
- إلحاق أبناء الموفدين والمبتعثين بعضوية البعثة .
- إلحاق الطلبة ذوي الاحتياجات الخاصة بعضوية البعثة .
- إلحاق الطلاب بناءً على التوجيهات السامية .
- ترقية البعثة للطلبة المبتعثين .
- إصدار قرارات الابتعاث .
- الإعلان عن المنح المقدمة من دول الخليج والدول العربية والدول الإسلامية والدول الأجنبية للطلبة السعوديين .
إدارة الابتعاث – برنامج خادم الحرمين الشريفين:
مدير البرنامج: الدكتور/ ماجد الحربي .
- الإعلان على موقع الوزارة الإلكتروني وكذلك في الصحف المحلية عن بعثات خادم الحرمين الشريفين لأمريكا والدول التي يعلن عنها في حينها .
- متابعة موقع الوزارة الألكتروني فيما أدخل من معلومات عن الطلبة .
- فرز الأسماء المبدئية حسب الشروط المعلن عنها .
- الرفع لجهة الاختصاص بأسماء المرشحين النهائية .
- الحصول على قبول للطلبة المرشحين نهائياً من خلال مركز القبول .
- التنسيق مع السفارات الأجنبية بشأن تسهيل إصدار التأشيرات اللازمة .
- إعداد برنامج ملتقى المبتعثين .
- إصدار قرارات الابتعاث .
- إصدار تذاكر السفر .
مهام إدارة متابعة وتنسيق المبتعثين قسم الشؤون الأكاديمية:
- تمديد بعثة الطلبة لنفس المرحلة .
- تغيير التخصص والجامعة .
- التحويل من دول إلى أخرى .
- تأجيل البعثة أو إنهاء البعثة .
- إصدار ضمان مالي موجه للسفارة المعنية للمبتعثين المستمرين .
- استلام تقارير الطلاب المبتعثين الدراسية .
- الرحلات العلمية .
مهام إدارة متابعة وتنسيق المبتعثين – قسم الشؤون الفنية:
- النظر في طلبات تعويض الطلاب عن الرسوم الدراسية أو تذاكر السفر أو تأمين أجهزة للطلاب أو صرف بدل العلاج .
- النظر في الموافقة على قيام المبتعث على الرحلات العلمية .
- متابعة الدارسين على حسابهم الخاص .
- التصديق على الشهادات الصادرة من الخارج عن طريق إرسالها إلى الملحق الثقافي لمعرفة صحة صدور تلك الشهادات .
- أطباء الامتياز: (القيام بمخاطبة الجامعات السعودية التي لديها مستشفيات لرغبة المبتعث قضاء سنة الامتياز داخل المملكة) .
- منح الموظفين العاملين في السفارات والممثليات السعودية في الخارج موافقة على دراستهم بناء على قرارات مجلس الوزراء الخاص بتشجيع العاملين على مواصلة دراستهم ورفع تحصيلهم العلمي .
- التنسيق مع الجهات الحكومية فيما يخص مبعوثيها بمؤسسات تعليم أو غيرها .
- حفظ القرارات الصادرة للمبتعثين والتقارير الدراسية في ملف الطالب .
- إدخال تلك البيانات في الحاسب الآلي .
مهام مركز الاتصالات الادارية:
- استقبال جميع المعاملات الواردة في مكتب معالي الوزير .
- استقبال جميع المعاملات الواردة من الملحقيات الثقافية .
- توزيع العمل على الإدارات المختلفة حسب اختصاص كل إدارة .
- إرسال جميع الخطابات الصادرة إلى إدارة الاتصالات المركزية بالوزارة .
اجراءات الإلحاق بالبعثة:
- التقديم عن طريق الملحق التعليمي المختص .
- استلام المعاملة .
- تدقيق المعاملة والتأكد من توفر كافة شروط الالحاق (أنظر شروط الإلحاق في الموقع) .
- في حالة وجود نقص أو عدم اكتمال الشروط تعاد إلى الملحق التعليمي .
- يتم ترقيم الطلبات تسلسلياً ثم تدخل في الحاسب الآلي وفقاً لترتيب الأرقام .
- تدخل البيانات الخاصة بالإلحاق بالبعثة في موقع الوزارة .
- ترسل الطلبات إلى إدارة المعادلات لاتخاذ الإجراء اللازم وفق بيان رسمي .
- تعرض الطلبات على لجنة الإلحاق .
- تعدل البيانات في موقع الوزارة وفقا لقرار اللجنة الفنية .
- في حالة الموافقة يتم إصدار قرار الابتعاث .
ضوابط إصدار قرار الإلحاق:
- التأكد من وجود موافقة على الابتعاث .
- التأكد من وجود قبول للدراسة من الجامعة المعنية .
- التأكد من أن الجامعة المراد الدراسة بها موصى بها من قبل إدارة معادلة الشهادات الجامعية بالوزارة .
- التأكد من تعبئة نموذج الالحاق بالبعثة والتوقيعات اللازمة .
- التأكد من وجود صورة جواز السفر وصورة البطاقة المدنية – دفتر العائلة .
- التأكد من وجود صور الشهادات الدراسية السابقة ووجود مايثبت بداية الطالب للدراسة .